Gegevensverwerking

Welke gegevens verwerken wij en waarom doen wij dat?

Inleiding:

Klopstra c.s. Advocaten en Mediators respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkrijgen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens wij verwerken.

Klopstra c.s. Advocaten en Mediators verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren. Voor evaluatie van onze dienstverlening schakelen wij veelal een derde partij in. U als betrokkene maakt zelf de keuze hieraan deel te nemen en daarvoor persoonsgegevens achter te laten. Ook kunt u zich aanmelden voor het ontvangen van een nieuwsbrief of andere vormen van communicatie uitingen van ons.

Persoonsgegevens verwerken wij omdat deze door u als betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, of via openbare bronnen bekend zijn geworden.

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van ons, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, maar dan uiteraard enkel en alleen voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Met de derde partij die namens en in opdracht van [naam advocatenkantoor] uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door ons ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

Klopstra c.s. Advocaten en Mediators hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval wij gebruik maken van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zullen wij in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij [naam advocatenkantoor] aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen. Uw verzoeken zoals hiervoor bedoeld, kunt u richten aan: Klopstra c.s. Advocaten en Mediators, Postbus 288, (9500 AG) Stadskanaal of info@klopstra.nl.

Klopstra c.s. Advocaten en Mediators houdt gebruiksgegevens van de website(s) NIET bij. Wij maken geen gebruik van cookies, tracking software o.i.d.

Op de website(s) van ons (www.klopstra.nl) zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin of Facebook. Wij houden geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.

Klopstra c.s. Advocaten en Mediators heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van het privacy statement worden op de website van het advocatenkantoor gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website(s).

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en dit privacy statement kunt u contact opnemen met Mr. J. Klopstra via j.klopstra@klopstra.nl.

Stadskanaal, 1 januari 2018.

 

Privacy statement.

  1. Beschrijving kenmerken gegevensverwerkingen

Aan ons verstrekte gegevens worden verwerkt voor de navolgende doelen:

  1. Het identificeren van u als opdrachtgever
  2. Het vervullen van de door u aan ons verstrekte opdracht
  3. Het verlenen van (rechts)bijstand zoals bedoeld in onder meer de Advocatenwet en overige, op advocaten en/of de positie van advocaat van toepassing zijnde regelgeving
  4. Het inroepen van (gerechtelijke) functionarissen teneinde al dan niet langs processuele weg de belangen van de opdrachtgever behoorlijk te kunnen vervullen
  5. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen tot verwerking
  6. Het behartigen van gerechtvaardigde belangen.

 

  1. Opzet

De gegevensbeschermingseffectonderzoeken zien op het bereiken van de hiervoor gestelde doelen en de ten aanzien van de advocatuur geldende wettelijke geheimhoudingsplicht.

  1. Persoonsgegevens

Persoonsgegevens welke wij registreren bevatten, afhankelijk van uw opdracht aan ons:

  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • BSN-nummer/vreemdelingennummer
  • Gegevens betreffende het huwelijk en/of de echtscheiding
  • Geboorte en gegevens omtrent gezag van en over uw kinderen
  • Inkomensgegevens
  • Werkgeversinformatie
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres
  • Strafrechtelijke documentatie
  • Processtukken inzake juridische geschillen
  • Financiële informatie inzake gefinancierde rechtsbijstand
  • Door u aan ons verstrekte documenten
  1. Gegevensverwerkingen

Alle gegevens worden digitaal verwerkt. Deze worden opgenomen in een digitaal systeem waartoe enkel geautoriseerde medewerkers werkzaam bij onze organisatie toegang hebben. De toegang tot de diverse gegevens is individueel bepaald waardoor medewerkers slechts toegang hebben tot die informatie welke zij nodig zijn om hun taak juist uit te voeren. Uw advocaat en zijn/haar waarnemer hebben toegang tot alle ten behoeve van uw dossier vastgelegde informatie. Alle medewerkers hebben een zogenaamde “afgeleide geheimhoudingsplicht” hetgeen betekent dat zij de geheimhouding zoals deze voor advocaten geldt moeten en mogen betrachten. Op schending daarvan staat, naast een strafrechtelijke vervolging, een zeer grote financiële boete welke contractueel is vastgelegd.

  1. Verwerkingsdoeleinden

De verwerking van alle gegevens geschiedt enkel met het doel uw legitieme opdracht aan ons in het kader van onze rechtsbijstand of in het kader van onze taak als bewindvoerder/curator krachtens o.a. de Faillissementswet naar behoren te kunnen uitvoeren dan wel om onze onze organisatie te verbeteren. Onder meer zijn dit de navolgende doelen:

– het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst

en het voeren van (gerechtelijke) procedures

– innen van declaraties

– advisering, bemiddeling en verwijzing

– voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen

– marketing- en communicatie activiteiten

– werving en selectie (sollicitatie)

  1. Betrokken partijen

Bij de gegevensverwerking zijn enkel medewerkers van Klopstra c.s. Advocaten en Mediators betrokken. Uw advocaat en diens waarnemer heeft toegang tot alle door u verstrekte gegevens, andere medewerkers hebben slechts toegang tot die gegevens welke zij nodig zijn om de advocaat in diens uitvoering van een opdracht te ondersteunen.

  1. Belangen bij de gegevensverwerkingen

Het belang van gegevensverwerking is enkel en alleen gelegen in een voor advocaten op grond van de Advocatenwet vastgelegde behoorlijke uitoefening van zijn werkzaamheden in het kader van de door hem/haar aanvaarde opdracht en/of in het kader van de opgedragen curatorschappen en/of de functie van bewindvoerder civiel en of WSNP.

 

  1. Verwerkingslocaties

De verwerkingslocatie van gegevens is de hoofdvestiging van Klopstra c.s. Advocaten te Stadskanaal. De opslag vindt plaats op een server welke is ondergebracht bij Cloudteq BV te Stadskanaal in een strikt en streng beveildigde cloud omgeving waarvan de servers zijn gesitueerd op het Zernike Sciënce Park te |Groningen (primair) en te Hoogkerk (backup) zowel als in een bankkluis (het pand is een voormalig bankgebouw). Alle  panden zijn elektronisch beveiligd en aangesloten op een alarmcentrale. Cloudteq en/of haar medewerkers verzorgen de dataopslag op zodanige wijze dat zij de software welke door Klopstra c.s. Advocaten en Mediators wordt gebruikt installeren, updaten en onderhouden. Zij hebben op geen enkele wijze toegang tot de middels deze software verwerkte gegevens, hoegenaamd ook. De wijze van toegang tot deze software en de daarin opgenomen gegevens kan enkel worden verkregen door medewerkers van Klopstra c.s. Advocaten en Mediators.

  1. Technieken en methoden van de gegevensverwerkingen

De gegevens worden via een voor de advocatuur ontwikkeld softwarepakket (Kluwer Fidura) opgeslagen. Enkel en alleen digitale opslag vindt plaats. Andere bescheiden worden ofwel aan de eigenaar teruggegeven ofwel, op diens verzoek, terstond vernietigd.

  1. Juridisch en beleidsmatig kader

Naast de AVG en de EU-Richtlijn worden gegevens verwerkt met inachtneming van hetgeen op grond van de Advocatenwetgeving inzake privacy en geheimhouding voor advocaten is voorgeschreven. Alle medewerkers van Klopstra c.s. Advocaten en Mediators hebben een zeer strikte geheimhoudingsplicht, geldend voor advocaten zowel als hun medewerkers (afgeleide geheimhoudingsplicht) zoals verwoord in wet en jurisprudentie. Op het eventueel schenden daarvan zijn arbeidsrechtelijk zeer hoge geldboetes gesteld. Daarnaast is het schenden van deze geheimhoudingsplicht als ernstig misdrijf strafbaar gesteld. Ook tuchtrechtelijk zal in dat geval een advocaat een zeer ernstig verwijt kunnen worden gemaakt wat in beginsel kan leiden tot schrapping van de betreffende advocaat van het tableau der advocatuur.

  1. Bewaartermijnen

De maximale bewaartermijn van gegevens is 20 jaren na afsluiting van het betreffende dossier welke is gevormd op basis van de opdracht. Gegevens welke eerder kunnen worden verwijderd omdat zij niet meer dienstig zijn of worden aan een goede behandeling van uw opdracht worden eerder, zo mogelijk reeds na 2 jaar, verwijderd. Voor advocaten geldt een strikte regel welke moet voorkomen dat de advocaat optreedt tegen een voormalige cliënt van het betreffende kantoor en daarbij de schijn kan opwekken dat daarbij gebruik kan worden gemaakt van informatie uit het dossier van destijds. Het is om die reden en ter voorkoming daarvan dat essentiële gegevens om zulks te kunnen beoordelen blijven bewaard.

11. Beoordeling rechtmatigheid gegevensverwerkingen

Uw legitieme opdracht aan ons vormt de basis voor onze gegevensverwerking.

 12. Rechtsgrond

Op basis van een overeenkomst tot opdracht aan de advocaat, curator of bewindvoerder worden gegevens verwerkt.

12. Bijzondere persoonsgegevens

Uw persoonlijke gegevens en/of strafrechtelijke gegevens worden enkele en alleen verwerkt en bewaard als dit noodzakelijk is om uw opdracht naar behoren te vervullen. Deze gegevens ressorteren uiteraard onder de strikte en vrijwel absolute geheimhouding welke op grond van de Advocatenwet wordt gehanteerd. Noch uw advocaat, noch onze medewerkers kunnen in het heden of in de toekomst door enige gerechtelijke instantie.

13. Doelbinding

Gegevens worden met geen ander doel dan een goede praktijkuitoefening van de advocaat, curator of bewindvoerder verwerkt en bewaard.

14.     Noodzaak en evenredigheid

Het verwerken en bewaren van gegevens is noodzakelijk in verband met:

  1. Proportionaliteit: De noodzakelijkheid om uw gegevens te hanteren bij het vervullen van onze opdracht.
  2. Subsidiariteit: Er is geen eenvoudiger of beperktere wijze van verwerken en bewaren van gegevens voorhanden.

15.     Rechten van de betrokkenen

a.     U heeft de navolgende rechten aangaande uw gegevens: 

•       inzage

•       verbetering

•       verwijdering

C.      Beschrijving en beoordeling risico’s voor de betrokkenen

Het risico van de verwerking en bewaring van uw gegevens is nihil. Enkel onze medewerkers hebben toegang tot de gegevens. Systeembeheerders en andere technici hebben daartoe geen toegang. Justitie en politie en/of anderen hebben geen enkele toegang tot uw bij ons opgeslagen gegevens en kunnen daartoe ook niet de bevoegdheid verkrijgen. Alle gegevens ressorteren onder de voor advocaten geldende wettelijke geheimhoudingsplicht. Onze advocaten en medewerkers mogen EN moeten zich te allen tijde beroepen op het zogenaamde verschoningsrecht, hetgeen betekent dat zij nimmer waar dan ook of ten overstaan van wie dan ook enige mededeling mogen doen omtrent al hetgeen in hun hoedanigheid van advocaat aan ons is toevertrouwd. Slechts in het kader van toezicht op de advocatuur kan door de Deken van de Orde van Advocaten toegang tot gegevens worden verlangd waarbij de Deken in dat geval een zelfde geheimhoudingsplicht jegens derden heeft te betrachten.

 

16.     Risico’s

  1. Er zijn nauwelijks negatieve gevolgen verbonden aan onze verwerking van gegevens, uw gegevens zoals bij ons verwerkt mogen nimmer door derden worden ingezien.
  2. Bij ons verwerkte en bewaarde gegevens mogen nimmer worden aangewend door derden. Onder deze “derden” ressorteren ook gerechtelijke instanties, opsporingsdiensten, justitiële diensten, etc.
  3. Nu derden, waaronder deze diensten, nimmer rechtmatig toegang tot de gegevens kunnen verkrijgen heeft het daarmee dus ook niet of nauwelijks enig gevolg voor betrokkenen.
  4. De door ons bewaarde gegevens worden, behoudens in het kader van een goede en juiste taakvervulling in de concrete kwestie nimmer verstrekt aan derden.

 

D.    Beschrijving voorgenomen maatregelen

  1. De kantoorpanden zijn goed afgesloten, voorzien van elektronische beveiligingsapparatuur welke is aangesloten op een alarmcentrale.
  2. Alle computers zijn voorzien van individuele toegangscodes
  3. Alle software pakketten zijn op zich voorzien van individuele toegangscodes
  4. Alle vestigingen van Klopstra c.s. Advocaten bevinden zich in vormalige bankgebouwen en beschikken over ‘’een of meerdere brandwerende bankkluizen.
  5. De server waarop alle data wordt opgeslagen is gestationeerd in een gesloten cloud-omgeving en/of  bankkluis (tot welke kluis  slechts twee personen (directie) toegang hebben).
  6. Backup-schijven van data worden dagelijks aangemaakt. Deze bevinden zich in een andere gesloten bankkluis waartoe slechts twee personen (directie) toegang hebben.

 

17.     Maatregelen

Zie punt 16.

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.