Privacybeleid Klopstra c.s. Advocatuur.
Binnen Klopstra c.s. Advocatuur wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van cliënt(e)s, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de cliënt(e)s voor het goed uitvoeren van door u verstrekte opdrachten. De cliënt(e) moet erop kunnen vertrouwen dat Klopstra c.s. Advocaten en Mediators zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaan ook wij mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale communicatie stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. Klopstra c.s. Advocatuur is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikers-controle. Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy.
Klopstra c.s. Advocatuur geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van Klopstra c.s. Advocatuur. Dit privacybeleid van Klopstra c.s. Advocatuur is in lijn met het algemene beleid van Klopstra c.s. Advocatuur, de voorschriften van de Nederlandse Orde van Advocaten en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.
Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens
Klopstra c.s. Advocatuur is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid.
Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:
Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp)1, vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming2
Uitgangspunten
Klopstra c.s. Advocatuur gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Klopstra c.s. Advocatuur houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:
Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Zij worden te allen tijde beheerd vanuit het perspectief van geheimhoudingsplichten welke zijn verbonden aan de op grond van de Advocatenwet aan de Nederlandse Advocatuur voorgeschreven bepalingen.
Grondslag en doelbinding
Klopstra c.s. Advocatuur zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens
worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.
Dataminimalisatie
Klopstra c.s. Advocatuur verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Klopstra c.s. Advocatuur streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om Klopstra c.s. Advocatuur taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. In beginsel verstrekt u toestemming om de door u aangeleverde gegevens gedurende 20 jaren te bewaren. Dit is in overeenstemming met de richtlijnen welke de Nederlandse Orde van Advocaten heeft uitgevaardigd.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Klopstra c.s. Advocatuur gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk op de wijze zoals dit mede op grond van de Advocatenwet en de daaruit voortvloeiende geheimhoudingsplicht is voorgeschreven. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt Klopstra c.s. Advocatuur voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.
Delen met derden
In het zeldzame geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Klopstra c.s. Advocatuur afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling
aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. Klopstra c.s. Advocatuur controleert deze afspraken permanent. Zonder uw medeweten en instemming wordt niets met derden gedeeld.
Subsidiariteit
Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokken cliënt(e) zoveel mogelijk beperkt. Dit betekent dat geen enkel gegeven wordt verstrekt of toegankelijk wordt gemaakt aan anderen dan medewerkers van Klopstra c.s. Advocatuur.
Proportionaliteit
De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel. Uw belang tot verwerking en het bewaren van gegevens is enkel gelegen in het verkrijgen van goede en juiste rechtsbijstand en advisering door uw advocaat of om goede uitvoering te kunnen geven aan de taken welke aan een curator of bewindvoerder krachtens de wet zijn toebedeeld.. Dit is dan ook de enige reden om uw gegevens te verwerken en te bewaren.
Rechten van betrokkenen
Klopstra c.s. Advocatuur honoreert alle rechten van betrokkenen. Het beleid wordt ieder half jaar geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via www.klopstra.nl.
1 januari 2024.
Mr. J. Klopstra, directeur/advocaat Klopstra c.s. Advocaten Stadskanaal B.V.
Privacyreglement Klopstra c.s. Advocatuur.
In dit reglement laat gemeente Klopstra c.s. Advocatuur zien op welke manier zij dagelijks omgaat met
persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
Privacy en geheimhouding spelen een essentiële rol in de relatie tussen de cliënt(e) en onze advocaten en medewerkers en staat daarmee bovenaan op onze agenda. Wij hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar wij actief zijn. Wij zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van cliënt(e)s. Dat geldt voor taken op het gebied van communicatie met u, met derden, met Rechtbanken, overheden, etc. Goed en zorgvuldig
omgaan met persoonsgegevens is één van onze dagelijkse bezigheden. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door innovatieve technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving.
Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.
- Wetgeving en definities
Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):
Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Cliënt(e)servicenummer (BSN).
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen,
bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
- Reikwijdte
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle
medewerkers van Klopstra c.s. Advocatuur. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen Klopstra c.s. Advocatuur plaatsvinden.
- Verantwoordelijke
De directie, advocaten en medewerkers van Klopstra c.s. Advocatuur zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens Klopstra c.s. Advocatuur worden uitgevoerd.
- Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met
persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder
een verwerking:
Verzamelen, vastleggen en ordenen
Bewaren, bijwerken en wijzigen
Opvragen, raadplegen, gebruiken
Verstrekken door middel van doorzending
Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens
Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.
Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is
vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen
niet voor andere doelen verwerkt worden. In uw situatie is het doel van gegevensvastlegging enkel en alleen vanuit het perspectief van de door u schriftelijk aan ons verstrekte opdracht.
Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de
wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
Om een verplichting na te komen die in de wet staat
Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
Voor de goede vervulling van Klopstra c.s. Advocaten en Mediators opdracht
Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking
Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt.
In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
Klopstra c.s. Advocatuur zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt
worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt Klopstra c.s. Advocatuur alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe Klopstra c.s. Advocatuur dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van Klopstra c.s. Advocatuur en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.
Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)
Optie 1: Doorgifte
Klopstra c.s. Advocatuur geeft geen persoonsgegevens door aan wie dan ook buiten uw instemming anders dan dat de Wet daartoe zou verplichten.
Verwijdering
Klopstra c.s. Advocatuur bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de aan ons verstrekte opdracht , of zoals vastgelegd vanuit de Advocatenwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Klopstra c.s. Advocatuur te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Klopstra c.s. Advocatuur om dit te corrigeren.
Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Klopstra c.s. Advocatuur te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Klopstra c.s. Advocatuur zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen via info@klopstra.nl. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Klopstra c.s. Advocatuur heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Klopstra c.s. Advocatuur laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Klopstra c.s. Advocatuur, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan Klopstra c.s. Advocatuur aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
- Geautomatiseerde verwerkingen
Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie. Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op Klopstra c.s. Advocatuur-website naar een bepaalde dienst kijkt, mag Klopstra c.s. Advocatuur geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Wij mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.
Toelichting:
Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of Klopstra c.s. Advocatuur gebruik maakt van profilering, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de cliënt(e). Een mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, Klopstra c.s. Advocatuur gebruik maakt van profilering. Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je profilering gebruikt.
Let op: Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In Artikel 22.2 worden
de uitzonderingen opgesomd: 1. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke. 2. toegestaan door Nederlands/EU recht. 3. Na toestemming van de betrokkene.
Profilering
Klopstra c.s. Advocatuur maakt geen gebruik van profilering.
Big data en tracking
Klopstra c.s. Advocatuur maakt geen gebruik van Big Data of tracking.
Toelichting
Wettelijk is het niet verplicht om aan te geven of Klopstra c.s. Advocatuur gebruik maakt van Big data
onderzoek en tracking, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de cliënt(e). Een
mogelijkheid zou zijn om hier te laten zien of, en waar, Klopstra c.s. Advocatuur gebruik maakt van Big data onderzoek en tracking.
Het is mogelijk alleen aan te geven onder welke voorwaarden je het doet, of op welke punten je
het gebruikt.
Big data onderzoek en tracking
Klopstra c.s. Advocaten en Mediators maakt geen gebruik van Big data en tracking.
Inzet van camera’s
Binnen Klopstra c.s. Advocatuur wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht.
Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het beveiligen en op afstand bewaken van onze kantoorpanden en ter vergroting van de veiligheid van onze medewerkers. De camera’s en of andere waarnemingsapparatuur zijn nimmer geplaatst in spreekruimtes. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.
Toelichting
De enige verplichting voor het gebruik van camera’s is het op duidelijke wijze kenbaar maken wanneer iemand zich in het camera gebied bevindt. U ziet dit dan bij binnenkomst middels een daartoe bedoelde sticker duidelijk aangegeven.
Cameratoezicht
Klopstra c.s. Advocatuur maakt gebruik van cameratoezicht onder de volgende voorwaarden:
– Ter beveiliging tegen onder meer inbraak en vandalisme van haar kantoren buiten de kantooruren
– In de publieke ruimtes van onze vestigingen ter beveiliging tegen ongewenste bejegening van haar medewerkers.
- Plichten van Klopstra c.s. Advocaten en Mediators
Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
Klopstra c.s. Advocatuur is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen
waarvan Klopstra c.s. Advocatuur de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
De doelen van de verwerking;
Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale
organisatie;
De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Klopstra c.s. Advocaten en Mediators voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking of een grootschalige verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)
Klopstra c.s. Advocatuur heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen en de medewerkers hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en richtlijnen op het gebied van privacy. Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Klopstra c.s. Advocatuur via:
j.klopstra@klopstra.nl .
13
Datalekken (Artikel 33,34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt Klopstra c.s. Advocatuur dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt Klopstra c.s. Advocaten en Mediators dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
Afsluiting
Als Klopstra c.s. Advocatuur een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van Klopstra c.s. Advocatuur worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist de directie van Klopstra c.s. Advocatuur.
.Disclaimer:
Dit document is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.